Een belangrijke klant vraagt of uw bedrijf ISO 9001-gecertificeerd is. Of certificering blijkt ineens een voorwaarde om voor een nieuwe opdrachtgever te mogen produceren. Waar begint u dan?
De eerste gedachte is vaak dat er een compleet kwaliteitshandboek moet komen, tientallen procedures geschreven moeten worden en er vooral veel administratie bij komt kijken. Dat hoeft niet zo te zijn.
Mijn ervaring is dat productiebedrijven zelden echt vanaf nul beginnen. Er is vaak al veel geregeld. Orders worden beoordeeld, producten worden gecontroleerd, leveranciers worden geselecteerd en klachten worden opgelost. Alleen wordt dit nog niet altijd als één kwaliteitssysteem gezien.
De eerste stap naar ISO 9001 is daarom niet het schrijven van procedures. Begin met kijken naar hoe uw bedrijf vandaag daadwerkelijk werkt.
Begin niet met procedures, maar met uw processen
Een productiebedrijf dat al jaren producten van goede kwaliteit levert, begint niet vanaf nul. Orders worden aangenomen, materiaal wordt ingekocht, leveranciers worden geselecteerd, producten worden gemaakt en gecontroleerd en klachten worden opgelost.
Dat zijn precies de processen waarop een kwaliteitssysteem voortbouwt.
Begin daarom met het in kaart brengen van de belangrijkste stappen binnen uw organisatie. Bijvoorbeeld van klantaanvraag en orderbeoordeling tot inkoop, productie, controle en levering. Kijk daarnaast naar processen zoals klachten, afwijkingen, leveranciersbeoordeling, onderhoud, opleiding van medewerkers en verbetering.
De eerste vraag is steeds: hoe doen we dit nu?
Pas daarna komt de vraag: is dit voldoende beheerst en aantoonbaar voor ISO 9001?
Kijk eerst naar wat er al is
In de praktijk blijkt vaak dat een bedrijf al veel meer heeft geregeld dan vooraf wordt gedacht.
Misschien staan productspecificaties in het ERP-systeem, worden inkomende goederen gecontroleerd, zijn werkinstructies beschikbaar bij machines en worden klachten al geregistreerd in Excel. Ook kunnen verantwoordelijkheden in de praktijk voor iedereen duidelijk zijn, zonder dat ze formeel zijn vastgelegd.
Gooi dat niet weg om een nieuw “ISO-systeem” te bouwen.
Kijk eerst welke bestaande werkwijzen goed functioneren en behouden kunnen blijven. ISO 9001 hoeft geen apart systeem naast uw bedrijf te worden. Het kwaliteitssysteem zou juist zoveel mogelijk moeten aansluiten op de manier waarop uw organisatie daadwerkelijk werkt.
Breng vervolgens de ontbrekende onderdelen in kaart
Wanneer duidelijk is hoe het bedrijf werkt en wat al aanwezig is, kan worden bepaald wat nog ontbreekt. Dit wordt vaak een gap assessment of gap-analyse genoemd: het verschil tussen de huidige situatie en wat nodig is om aan ISO 9001 te voldoen.
Daar kunnen heel praktische punten uitkomen. Misschien worden leveranciers wel beoordeeld, maar gebeurt dit niet structureel. Misschien worden afwijkingen opgelost, maar worden oorzaken en terugkerende problemen niet bijgehouden. Of medewerkers worden goed ingewerkt, maar het is nergens aantoonbaar welke kennis of training voor een functie nodig is.
Niet ieder ontbrekend onderdeel is even urgent. Door de verschillen eerst overzichtelijk te maken, ontstaat een implementatieplan in plaats van een lange lijst losse ISO-eisen.
Documenteer wat nodig is – niet meer dan nodig
Een veelgehoorde zorg is dat ISO 9001 tot veel papierwerk leidt. Dat risico bestaat vooral wanneer voor iedere normparagraaf een aparte procedure wordt geschreven zonder te kijken of die procedure iets toevoegt.
Documentatie heeft een functie. Een werkinstructie is bijvoorbeeld zinvol wanneer medewerkers een kritische handeling steeds op dezelfde manier moeten uitvoeren. Een registratie kan nodig zijn om aan te tonen dat een controle heeft plaatsgevonden. En duidelijke verantwoordelijkheden voorkomen dat belangrijke acties tussen afdelingen blijven liggen.
Maar als een proces eenvoudig en aantoonbaar goed beheerst is, hoeft het niet ingewikkelder te worden gemaakt omwille van ISO 9001.
Een praktisch QMS, Quality Management System of kwaliteitssysteem, ondersteunt het bedrijf. Het moet geen tweede administratie naast de dagelijkse bedrijfsvoering worden.
Zorg dat afwijkingen leiden tot verbetering
ISO 9001 gaat niet alleen over beschrijven hoe het werk moet worden uitgevoerd. Een belangrijk onderdeel is ook leren van wat er misgaat.
Denk aan een terugkerende productafwijking, een klacht van een klant of een leverancier die regelmatig materiaal buiten specificatie levert. Alleen het betreffende probleem oplossen is dan niet altijd voldoende.
De interessante vragen zijn: waarom gebeurde dit, kan het opnieuw gebeuren en moeten we iets veranderen om herhaling te voorkomen?
Dat hoeft geen zwaar verbeterprogramma te worden. Een eenvoudige registratie van afwijkingen en klachten kan al veel inzicht geven. Zeker wanneer periodiek wordt gekeken naar trends en terugkerende oorzaken.
Daarmee wordt het kwaliteitssysteem niet alleen iets dat nodig is voor het certificaat, maar een hulpmiddel om de organisatie beter te laten functioneren.
Een eerste ISO 9001-check voor uw bedrijf
Wilt u bepalen hoe groot de stap richting ISO 9001 ongeveer is? Dan kunt u beginnen met een paar praktische vragen:
- Zijn de belangrijkste bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden duidelijk?
- Is duidelijk welke eisen klanten aan producten en leveringen stellen?
- Worden leveranciers op een consistente manier geselecteerd en beoordeeld?
- Zijn belangrijke productie- en controleactiviteiten voldoende vastgelegd?
- Is duidelijk welke kennis en vaardigheden medewerkers nodig hebben?
- Worden afwijkingen en klachten geregistreerd en opgevolgd?
- Wordt bij terugkerende problemen onderzocht wat de oorzaak is?
- Wordt periodiek bekeken waar processen of productkwaliteit kunnen worden verbeterd?
- Kunt u aantonen dat belangrijke controles en afspraken daadwerkelijk worden uitgevoerd?
Kunt u op veel van deze vragen al duidelijk antwoord geven? Dan staat er waarschijnlijk al een behoorlijk deel van de basis.
Zijn verschillende antwoorden vooral “dat doen we wel, maar we hebben het nergens vastgelegd”? Ook dat is nuttige informatie. Het betekent niet automatisch dat er voor alles nieuwe procedures nodig zijn, maar wel dat bekeken moet worden waar aantoonbare borging nodig is.
Van huidige situatie naar certificering
Na de eerste analyse kan het traject richting certificering overzichtelijk worden opgebouwd.
Eerst worden de belangrijkste ontbrekende onderdelen aangepakt. Vervolgens wordt het kwaliteitssysteem daadwerkelijk gebruikt. Medewerkers moeten weten wat voor hun werk relevant is en registraties moeten in de praktijk ontstaan, niet pas vlak voor de audit.
Daarna volgen onder andere een interne audit en een management review. Daarmee controleert u zelf of het systeem werkt, waar nog tekortkomingen zitten en welke verbeteringen nodig zijn. Pas wanneer die basis op orde is, is het logisch om de certificeringsaudit in te gaan.
De exacte aanpak en doorlooptijd verschillen per organisatie. Een productiebedrijf van twintig medewerkers met overzichtelijke processen vraagt nu eenmaal om een andere aanpak dan een organisatie met meerdere locaties, complexe producten en veel uitbestede processen.
Het certificaat is niet het einddoel
Natuurlijk kan het ISO 9001-certificaat commercieel belangrijk zijn. Het kan een eis van een klant zijn, toegang geven tot nieuwe opdrachten of helpen bij aanbestedingen.
Maar het zou zonde zijn als het resultaat alleen een certificaat aan de muur en een map met procedures is.
Een goed opgezet kwaliteitssysteem maakt verantwoordelijkheden duidelijker, helpt problemen structureel op te lossen en zorgt ervoor dat belangrijke werkwijzen minder afhankelijk zijn van individuele medewerkers.
Mijn uitgangspunt is daarom eenvoudig: het kwaliteitssysteem moet bij het bedrijf passen. Het bedrijf moet niet gaan werken voor het kwaliteitssysteem.
Hulp nodig bij ISO 9001?
Wilt u weten waar uw organisatie nu staat ten opzichte van ISO 9001? QualiMind kan helpen met een eerste analyse van de huidige situatie, het bepalen van de ontbrekende onderdelen en het opstellen van een praktisch implementatieplan.
Waar gewenst kan ik vervolgens ondersteunen bij het opzetten en implementeren van het kwaliteitssysteem en de voorbereiding richting certificering.
Het doel is daarbij niet om zoveel mogelijk procedures toe te voegen, maar om een werkbaar kwaliteitssysteem neer te zetten dat bij uw organisatie past en dat uw medewerkers daarna zelfstandig kunnen gebruiken.